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ビジネス英語テクニック ビジネスメール前文の基本的な書き方(パート1)2015.03.31

ビジネスにおいて、一日平均で約120通のメールを送受信していると言われている今日、簡潔にかつ明確にメールを書くことが重要となります。ビジネスメールのトピックをブログで扱うにあたり、今回はビジネスメール前文の基本的な書き方について、次回のブログではビジネスメールの本文と結びの文の基本的な書き方について、と二回に分けてお送りします。

 

The average business person sends and receives around 120 emails per day, so it is important that we communicate clearly and concisely. Covering the topic of business Email is a long process, therefore I would like to deal with this topic in two parts: in this blog I will look at how to start a basic business email and next week I will follow up with how to write the main body of and end a basic business email.

 

まず初めに、二つのビジネスメールの例文を見ていきましょう。

 

Let’s start by looking at two emails.

 

最初のメールはABCコーポレーションの徳橋 聡(Satoshi Tokuhashi)からMelissa Greeneへ宛てたビジネスメールです。

 

The first email is from Satoru Tokuhashi of ABC Corporation to Melissa Greene:

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Dearest Mrs. Melissa Greene-san,

最も親愛なるMelissa Greene さんへ

 

I am representing ABC Corporation and my name is Satoshi Tokuhashi.

私はABCコーポレーションの代表、徳橋聡です。

 

We were wondering at all if it would be possible for you to consider sending us the price list that you iterated upon in the meeting we held on Thursday 14th November 2014?

もし可能でしたら、20141114日木曜日のミーティングで話し合っていた価格リストを送って頂くことはご検討いただけましたでしょうか?

 

We are waiting patiently for your favorable reply.

 貴方様のご好意的なお返事をお待ちしております。

 

Yours sincerely,

よろしくお願い致します。

 

Satoshi Tokuhashi.

徳橋 聡

-------------------------------------------------------------------------------------------------

 

 

In this email, the writer:

 

このメールでは:

 

  • - Used an incorrect salutation by mixing ‘Mrs.’ and ‘san’.

「Mrs.」と「san」を混ぜた、誤ったあて名書きを使用している。

  • - Used the salutation ‘Mrs’.

「Mrs.」のあて名書きを使用している。

  • - Didn’t include a subject title.

題名を記入していない。

  • - Used complex English phrases and grammar.

複雑な英語の文法や慣用句を使用している。

  • - Filled up the email with complex expressions.

複雑な表現でメールを埋めている。

  • - Made it difficult to understand what the purpose of the email is.

このメールの本題は何かの理解が難しい。

 

次のメールは同じ内容ですが、異なった書き方をしたものです。

Here is the same email again but written differently:

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Hi Mrs. Melissa.

こんにちはMelissaさん。

I am Satoshi.

私は聡です。

Send us a copy of the price list you told us about at the meeting.

ミーティングであなたが話していた価格リストのコピーを送ってください。

See you.

ではまた。

Tokuhashi. 

徳橋

--------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Here the writer:

 

このメールでは:

 

  • - Used ‘Mrs’ again but with only her first name.

「Mrs.」を再度利用、しかも彼女の名前だけ使用。

  • - Introduced himself using only his first name and not his company name or his surname.

挨拶文で、自分の名前のみを使用し、苗字や会社名などの記載がない。

  • - Used very short, impolite and demanding language to ask for something.

何か頼み事をするのに、とても短く、丁寧でない、押しつけがましい言語を使用。

  • - Used an overly informal term to close the email, (e.g. ‘see you’).

あまりにも砕けた言い回しを、メールの最後の結びに使用(「see you」)。

  • - Used only his surname at the end of the email.

メールの最後に、彼の苗字のみ記入している。

 

例文の間違いが全てわかりましたか?

 

Did you spot all of the mistakes?

 

では、正しいメールの前文の構成の仕方について見ていきましょう。

 

Now let’s review how we structure the beginning of an email correctly.

 

題名/Subject Title

 

メールの内容や目的を明確にするため、また内容がどの程度重要かを相手に知らせるためにも題名を付けることは非常に重要です。これは一日に100通以上メールを受け取る人にとって、メールを分類しやすくします。また、括弧内にメールの種類を題名の前に書き込むことで、メールの内容や目的を更に明確にすることも大事です。

 

It is always important to add a subject title to make it clear what the purpose of the email is and it’s level of importance to the recipient - this makes it easier to sort for people who receive hundred of emails a day. We should also put the email type in square brackets before the title to make it clearer to understand the purpose of the email:

 

[Action Required] Submission of Expenses Report

「作業の必要あり」経費報告書の提出

[Documents Attached] Q1 Sales Report

「資料添付」Q1セールス報告

[Urgent] Shift Cover

「緊急」シフトの代理

[Request] Paid Holiday

「リクエスト」有給休暇

[Meeting Request] Friday 23rd July 2015 at 14.00

「会議リクエスト」2015年7月23日金曜日14時

 

宛名/Salutation

 

誰かに初めてメールをする時、相手が男性の場合は「Mr.」、女性の場合は「Ms.」を相手の名前の前に付け、「san」や「Mrs.」などは現代では古い表現であり、女性の相手に宛てて書くにはふさわしくないとされる、紛らわしい表現を避ける必要があります。

 

When emailing someone for the first time, we should add ‘Mr.’ or ‘Ms.’ before their first name and avoid using confusing multi-language expressions, such as ‘san’. ‘Mrs.’ is now considered an outdated term and not appropriate for addressing a female recipient:

 

Dear Mr. / Ms. ... ,(男性にはMr.を、女性にはMs.を使用)

…様へ

Hi (first name),

(相手の名前さん)、こんにちは

*To whom it may concern,

 関係者各位(担当者様)

 

*When we don’t know if the recipient is male or female.

*相手が男性か女性かわからない時に使用。

 

あいさつ文/Opening Greeting

 

あいさつ文をメールの始めに書くことは、相手への敬意を表すのに適切な方法であるとされています。

 

It is always considered polite to add an opening greeting at the beginning to set the tone and to add pleasantries to the email:

 

I hope you are well / I hope all is well / I hope this email finds you well.

お元気ですか。/ いかがお過ごしですか。/ お変わりないことと存じます。

I hope you are enjoying the nice weather.

過ごしやすい季節と存じます。

I hope you enjoyed the spring break.

春休みをいかがお過ごしでしょうか。

 

Now let’s see how the start of email should look:

 

では、メールの前文の正しい書き方を見ていきましょう。

 

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Dear Ms. Greene,

Greene様、

 

I hope you are well.

いかがお過ごしですか。

 

My name is Satoshi Tokuhashi from ABC Corporation. I believe we met last Thursday at the Synergy meeting in Nihonbashi …

私はABCコーポレーションの徳橋 聡と申します。私の記憶が正しければ、先週木曜日、日本橋でのSynergyの会議でお会いしたと思うのですが…

 

To be continued …

次回に続く・・・

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次回のブログではビジネスメールの本文と結びの文の基本的な書き方についてです。お楽しみに。

 

In my next blog, I will be looking at how to write the main body of and end an email.

 

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この記事の筆者

Noel Bradshaw
ロゼッタストーンラーニングセンター COO

Noel Bradshawは、経営コンサルティング会社アクセンチュアのロンドン支店にて経営コンサルタントとしてのキャリアを積んだ後、2年間JETプログラムに参加。現在はロゼッタストーンラーニングセンターでCOOに就任し、運営全般の指揮を執る。

Noel Bradshaw is the COO of Rosetta Stone Learning Center and started his career at management consulting firm Accenture. He came to Japan with the JET programme before joining Rosetta Stone and has been with the company for 8 years.

ロゼッタストーン・ラーニングセンターは、世界No.1のロゼッタストーンの言語学習ソフトウェアとスクールでの完全マンツーマンレッスンを組み合わせた、効果的な新しい学習方法を提供しているスクールです。外資系・グローバル企業へ転職のキャリアアップをサポートします。


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