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ビジネス英語テクニック ビジネスメールの本文と結びの文の基本的な書き方(パート2)2015.04.07

先週のブログではビジネスメール前文の基本的な書き方について触れたので、今回は引き続き、ビジネスメールの本文と結びの文の基本的な書き方について見ていきましょう。

 

In last week’s blog we looked at how to start a basic business email, so in this week’s blog, we will continue with the second part of the basic email writing blog: how to write the main body and end of an email.

 

ビジネスメール本文の書き方は、あなたがどのように読み手に伝えたいかにかかっており、つまり決められた書き方はないということです。しかし、以下に記したいくつかのビジネスにおける共通する言い回しがあることも事実です。

 

Choosing how to write the body of an email largely depends on you and what you wish to communicate to your reader and, as such, there is no set way in which you should write; however we can see ways of writing below based on some common business functions:

 

Function 役割 Example Phrases 例文

Introducing yourself and your company

自己紹介もしくは会社の紹介

My name is (Satoshi Tokuhashi) and I work for (ABC Corporation) based in (Tokyo).

私は(徳橋 聡)という、(東京)を拠点とした(ABCコーポレーション)で働いている者です。

My name is (Satoru Tokuhashi) from (ABC Corporation).

私は(ABCコーポレーション)の(徳橋 聡)という者です。

Making a request

頼み事をする

*   Could you please (send us the catalogue)?

*(カタログを送って)いただけませんか?

** Would it be possible to (set up a meeting)?

** もしよろしければ(会議の日付を設定して)頂けませんか?

Giving information

情報伝達

* Just a quick email to let you know that (we will be relocating next month).

*(当社が来月移転をすることを)取り急ぎお知らせします。

** I am writing to inform you that (we have

received your invoice …)

**(…の請求書を受け取りましたことを)お知らせ致します。

 

* Formal 丁寧な言い方

** Very formal とても丁寧な言い方

 

ビジネスメールの本文は、なるべく短く簡潔にして、混乱や伝達ミスを防がなくてはならないということを覚えておいてください。長く、また過剰に丁寧な文章によって、読み手があなたの伝えたい内容を、いつも正確に理解するわけではありません!

 

Remember to keep the main body of the email short and to the point to avoid confusion or miscommunication. Lengthy and overly-polite sentences don’t always mean the reader will understand what you want to say correctly!

 

また多くの人が、忙しいためにメール全文を読めない場合もあり、本題を黒い太字青い文字で強調することが役に立つこともあります。いくつかの欧米の国々で攻撃、もしくは危険を連想させる赤の使用は避けたほうが賢明です。

 

As some people may be quite busy and unable to read the email in it’s entirety, it is sometimes helpful to highlight the main point of the email in black bold text or blue text; we should try to avoid using red as this suggests danger or aggression in some western countries.

 

 

結びの文や結語は、読み手との親密度の深さを表す場所として、ビジネスメールの中で最も重要な部分の一つです。もしも「yours sincerely(敬具)」で文章を締めた場合、読み手はあなたがこれからも正式な仕事上の付き合いを望んでいることを示し、それに対して「warm regards(よろしくお願いします)」などを使用した場合は、より親密で形式張らない感情を読み手に連想させます。下記に、丁寧な言い方(*****)からとても親密な言い方(*)までの結びの例文を順番通りに並べてみました。

  

Closing and signing-off are one of the most important aspects of the email as it is where you express the depth of familiarity you have with the reader. If we finish the email with ‘yours sincerely’, the reader know that you wish to keep things formal and professional whereas a sign-off like ‘warm regards’ suggests a closer and more comfortable feeling to the reader. Below we can see the ranking of casual sign-offs from polite (*****) to very familiar (*):

 

Function 役割 Example Phrases 例文

Prompting a reply

返信を促す

I look forward to your reply.

お返事をお待ちしています。

I look forward to hearing from you.

ご連絡をお待ちしています。

Inviting questions

質問を促す

If you have any questions, please let me know.

もし質問などありましたら、お知らせください。

If you have any questions, please don’t hesitate to ask.

もし質問等ございましたら、遠慮なくお尋ねください。

 

Formal sign-off

丁寧な結語

Yours sincerely, 敬具/頓首

Yours faithfully, 敬具/頓首

Casual sign-off

親密な結語

***** Kind regards,

よろしくお願い申し上げます

****  Warm regards,

よろしくお願いします

***    All the best, ではまた

**     Best, では

*      Thanks, よろしく

 

ではここで、先週書き始めたビジネスメールの例文へ戻りましょう。ここで、完成した例文を見ることが

出来ます。

 

Now let’s go back to the email we started to write last week. Below we can see the completed version.

 

To: greene@splashfashion.com(相手のメールアドレス)

From: tokuhashi@abc.com(自分のメールアドレス)

 

Subject: [Document Request] Spring / Summer Price List 

題名:「資料請求」春期 / 夏期の価格リストの件

 

Dear Ms. Greene,

Greene様、

 

I hope you are well.

いかがお過ごしですか。

 

My name is Satoshi Tokuhashi from ABC Corporation. I believe we met last Thursday at the Synergy meeting in Nihombashi.

 私はABCコーポレーションの徳橋 聡と申します。私の記憶が正しければ、先週木曜日、日本橋でのSynergyの会議でお会いしたと思われます。

 

You mentioned that you could send us your latest price list.  Could you please send us the price list for the spring / summer collection? 

 その際、最新の価格リストを送信する件に関して触れられていたと思うのですが、春期 / 夏期の価格リストをお送り頂けませんでしょうか?

 

I look forward to hearing from you.

ご連絡をお待ちしています

 

*Yours sincerely,

*敬具

 

Satoshi Tokuhashi

徳橋 聡

 

ビジネスメールを書く際に気を付けなくてはいけない点は:

The key things to remember about writing a business email are:

 

誰に対して書いているのか、そしてどのような文体で書けば良いか(正式もしくは親密)を注意する。

Be aware of who you are writing to and what tone you need (formal or casual).

 

重要な部分の文字を太字にするなどして強調させる。

Highlight important text in the email.

 

関連性があり、明確な題名を付ける。

Include a relevant and clear subject.

 

フォーマット(書式)をシンプルにする。

Keep the formatting simple.

 

英語を簡潔にし、理解しやすくする。

Keep the English simple and easy to understand.

 

挨拶文と適切な結語を付ける。

Include an opening greeting and appropriate sign-off whenever possible.

 

先週と今週の2つのブログではビジネスメールの基本的な書き方のみ触れており、異なる状況に応じて様々な形式があるので、実際に仕事上で英語での様々なビジネスメールに触れることによって学ぶことができることでしょう。

 

Of course, these two blogs just cover the basics of writing a business emails - there are many more styles that are used for different situations and you will learn about these as you have more exposure to English emails at work.

 

来週のブログでは、フォローアップ・メールの書き方についてです。お楽しみに。

 

In next week’s blog, I will be talking about how to write a follow-up email.

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この記事の筆者

Noel Bradshaw
ロゼッタストーンラーニングセンター COO

Noel Bradshawは、経営コンサルティング会社アクセンチュアのロンドン支店にて経営コンサルタントとしてのキャリアを積んだ後、2年間JETプログラムに参加。現在はロゼッタストーンラーニングセンターでCOOに就任し、運営全般の指揮を執る。

Noel Bradshaw is the COO of Rosetta Stone Learning Center and started his career at management consulting firm Accenture. He came to Japan with the JET programme before joining Rosetta Stone and has been with the company for 8 years.

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