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花野 桜のキラキラ女性錬金術

上司とのコミュニケーションはメールで問題ない?2017.02.21


みなさんは社内コミュニケーションって得意ですか。特に上司とのコミュニケーションはあまり。。。という方も多いでしょう。かくいう私は、実は上司とのコミュニケーションが得意でした。といっても、昔から得意だったわけではなく徐々に得意になっていきました。今回は、上司とのコミュニケーションの取り方についてご紹介します。

居酒屋でのコミュニケーションは辛い


上司とのコミュニケーションが得意というと、かなりの確率で飲みに行ったりするのと聞かれます。飲みには行きません。歓送迎会や忘年会など皆が参加するものに関しては行きますが、基本的に2人で行くことはしません。なぜならば、社外で上司とコミュニケーションをとることが苦手なので。疑問符が浮かぶ方もいると思いますが、私の得意な上司とコミュニケーションは社内限定のものです。私は、外資系企業の経験が長いので、私の上司も二人で飲みに行くという方も少なかったのもあるのですが、二人で飲みに行って何を話せばいいのか見当もつきません。私が言っているコミュニケーションは、社内限定のものです。居酒屋でのコミュニケーションは辛いものでしかありません。

会話は本当に必要なのか


社内のコミュニケーションとは何か。皆さんもご存じの、報連相のことです。私も部下を持って思ったのが、報連相をしっかりしてくれる部下は信頼がおける=コミュニケーションを取りやすい部下だと判断していました。では、私がとっていた上司への報連相のポイントはというと、会話:メール=1:9の報連相です。コミュニケーションが取れている、取れていないは会話の量には比例されないと思います。報連相の工夫で上司にはコミュニケーションのとれている部下だと思わせることが出来ます。まずは、相談のスピードです。自身でジャッジが付かないものに関しては、悩む前にメーラーを立ち上げタイトルにわかりやすく相談と記載しメールを飛ばしてしまいましょう。私は、徹底して相談メールを流すことによって、上司に対しコミュニケーションをとっているということを意識づけていきました。まずは、上司に対してあなたに歩み寄っているのだという意思を存分に見せつけましょう。

上司の好みを確認しましょう


次のポイントは、連絡のタイミングです。相談からいきなり報告を伝えてしまうと相談の効力が薄れてしまい上司からは見えない仕事が多くなってしまいます。上司が好む連絡のタイミングとはいつなのでしょうか。ずばり、上司に聞いてしまいましょう。相談したら必ず、次の連絡のタイミングを聞きます。そうすることにより、近い未来のあなたの行動を想像させてしまいましょう。当然、ここもメールでOKです。さらに、予定表にもアクションとして記載してしまいましょう。WEBでスケジュール共有がされている企業では、ほとんどの上司が部下のスケジュールを確認します。その際に、上司への連絡が記載されていると、上司から声を掛けてくることはほとんどありません。朝から上司の席に呼ばれなくても、スケジュール上でコミュニケーションを交わせているので直接の会話をせずに済みます。語弊がないように注意させていただきますが、会話が得意な方はもちろん上司の席まで向かってもらって問題ないです。私は、会話のアイスブレーク的なものが苦手なので、メールとスケジュール帳に依存していただけですが、時間の節約にも大きく貢献したと思っています。これが、私の1:9の報連相のポイントです。

仕上げは声を掛けましょう


メールでスピード感を持って相談をし、上司の好むタイミングを加味した連絡をし、最後に報告のタイミングで上司の席まで行き一言声を掛け、簡潔に「●●の件に関する最終の報告をさせてください」から始め、どんなに長くとも3分以内に収まるようにしましょう。というよりも、おそらく前工程が共有できている状況なので、3分以内に必然的に収まるようになっていると思います。このタイミングで声を掛けることにより、コミュニケーションをとれていると強く印象付けられます。

 

年齢差や、性別などの問題によって上司とのコミュニケーションに悩む方は多いと思います。いろいろな方法はあると思いますが、少しでも悩みを減らして仕事に集中したいあなたにはおススメです。

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この記事の筆者

花野 桜

20後半から30代前半を仕事に捧げ駆け込み37歳で結婚&38歳で子宝に恵まれる。
外資系コンサルを中心に転職を重ね、女盛りの40歳を区切りに個人事業主としてコンサル業を開業。中小のオーナー企業を支援。短期的な付き合いではなく、企業の発展を最後まで見届ける覚悟で日々活動を行う。

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