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花野 桜のキラキラ女性錬金術

タスク管理が上手にできていますか?2017.04.04


いつまでたってもタスクが減らない。タスクが次々と積み重なってきて残業することが当たり前になっていませんか。私も、タスク管理がなかなかうまくいかず時間に追われる日々を過ごしていましたが、仕事の他にも、主婦としてプライベートのタスク管理もするようになりタスク管理術に関しては少しスキルアップしたかと思います。今回は、私のタスク管理についてご紹介します。

スケジュール帳の運用


タスク管理にスケジュール帳を活用している方も多いと思います。会社で共有しているWEBスケジュール帳や、Googleなどのアプリ活用をすることも一般的になっているかと思います。皆さんのスケジュール帳、分刻みで予定とともにタスクに関する作業を書き込んでいませんか。私の部下にも、始業時間から就業時間までみっちり予定で埋まっているスケジュール帳を日々作成している者がいました。多くの場合、そのみっちりしたスケジュールを消化することなく終えていたと感じますが、私はこのスケジュール帳を見るとすごく残念な気持ちになっていました。理由は、上司として仕事を任せにくいからです。上司として、仕事を依頼する際に相手のスケジュール帳を確認した際に、みっちり埋まっていては与力がないと感じてしまい、納期を守れるのかという不安を感じます。現在のタスクで予定表が埋まる部下に仕事を任せようという気にはなれません。また、スケジュール帳を活用する方も、スケジュールとタスクが混在することでスケジュールに対する意識が低下します。そのため、打合せに遅れあわて参加することが頻発するように、ついうっかり見逃すことも発生します。スケジュール帳は、あくまでスケジュールを書き込むものです。

タスク管理ツールは、これに集約!


私が、まったくスケジュール帳にタスクを書き込まないかというと、それは違います。私は、スケジュール帳にタスクの完了期日を記載します。時間の指定がなければ、自分で時間を決め、ピンポイントにそこにだけマーキングします。スケジュール帳で把握すべきなのは、今自身がいくつのタスクを抱えているのかということだけです。WEBやアプリならば、月間の予定の表示で見られるように、手帳など紙で管理している場合は、週次の予定表だけでなく月次の予定表に記載しておくといいでしょう。では、タスク自体はどのように管理すべきなのでしょうか。私のお勧めは圧倒的に『メール』です。タイトルタスク管理というメールを作成します。この中にすべてを書き込んでいきます。書き方としては、

 

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メールタイトル:●●月のタスク

本文:

タスクサマリ

①●●PJの計画書作成(●日まで)

②予算会議資料の作成(●日まで⇒完了)

③●●社初回提案資料の作成(●●日まで)

④●●に関するレポート概案企画(●●日まで)

 

①●●PJの計画書作成

期日:●月●日●●時まで

完了に向けたプラン

・全体設計(●日まで⇒完了)

・データ資料まとめ(●日まで⇒●日までに変更⇒完了)

・考察の作成(●日まで⇒●日までに変更)

・PPTにまとめ(●日まで)

メモ:

PPTに関しては作成フォローの依頼すべき

 

②予算会議資料

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本文の書きだしは、タスクのサマリで始めるといいでしょう。それぞれのタスク名と期日、完了しているのであればその旨を書きましょう。次に、それぞれのタスクの詳細を書いていきます。完了までのアクションプランと期日を書きそろえ、進捗が生まれれば書き足していきましょう。最後に、メモをして気づきなどを書き込んでいくといいでしょう。このメールの編集画面を、常に開いておき進捗が生まれたら書き込んで保存していきます。そして、退勤前に自分宛てに送信します。月半ばくらいに差し掛かるタイミングや、複数のタスクを進捗させている場合は、本文のサマリ前に、明日の自分への引き継ぎとして、優先事項などをメモって発信するといいでしょう。月末には、日次のメールは削除し月最終日のものだけ保存していくといいでしょう。同じ内容のタスクが発生した場合に役立ちますし、リスクに関してもメモなどから把握できるため前回より短時間で完了できることも増えてきます。

タスク管理=自身の信頼度


タスク管理は、自身のビジネスパーソンの評価の指標と考えてもいいと思います。私は、移動時に電車に乗ったらまず今回紹介した、タスク管理のメールを開き自身の行動に抜け漏れがないかを確認します。タスク管理の重要性については、皆さん十分ご理解があるかと思いますが、特に外資系の企業ではタスク管理の甘さが目立つ人は、信頼をなくす傾向にあると思います。影響範囲の小さいタスクは漏れがちですが、小さいものこそ大きく信頼を失う可能性もあります。今一度自身のタスク管理方法に関して考えて見ましょう。

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この記事の筆者

花野 桜

20後半から30代前半を仕事に捧げ駆け込み37歳で結婚&38歳で子宝に恵まれる。
外資系コンサルを中心に転職を重ね、女盛りの40歳を区切りに個人事業主としてコンサル業を開業。中小のオーナー企業を支援。短期的な付き合いではなく、企業の発展を最後まで見届ける覚悟で日々活動を行う。

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