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花野 桜のキラキラ女性錬金術

上司からの依頼2017.05.16

上司からの不意の依頼をどう受けますか?


今日は少しでも早く帰りたい、短納期の仕事が続き時間がない。そんなとき、追加の依頼が上司から飛んできたらあなたはどうしますか。思わず、顔に出てしまうという方もいらっしゃるかと思います。しかし、上司からの依頼は期待の表れでもあります。あなたが、上司にとって頼りになる存在という立場は悪くはないですよね。今回は、上司の依頼の受け方について紹介します。


私がいた職場の環境では、基本的に仕事を頼まれるとNOと答える人は、ほとんどいませんでした。なぜならば、NOは自分の限界を他人に対して掲示することにあたるからです。上司から頼まれるということは、前提としてこの仕事をあの人に頼んでも大丈夫な環境下にあるということを鑑みたうえでの依頼といえます。その依頼にNOということは、依頼者側からすると、私はあなたの業務量的に与力が判断したのでけれども、思ったよりも余裕がなかったという評価になります。NOというアンサーを出すと、あなたの限界値はそこであると周囲に判断されます。チャンスをつかみたいのであれば、NOは禁句だと思います。


しかし、上司の読み違いや、どうしても余裕がないときもあると思います。その時、とっさに口に出るのは、「ちょっと今は、、、」という言葉を言いがちになります。『ちょっと今は』に続く言葉はおそらく『無理』『手が離せない』などNOの意味になるでしょう。あなたは、当然、ちょっと今は無理だけど、明日なら大丈夫という回答を準備しているのかもしれませんが、ちょっと今は無理だけどの時点でNOと判断されてしまします。


重要なのは、まずYesという意思を示すことです。癖付ければとても簡単なことです。

 

上司:○○さん、この件をお願いしてもいいかな

あなた:わかりました。明日までの対応で問題ないでしょうか。

 

というように、分かりました=Yesとなり、明日までの対応=納期の摺合せというイメージでさり気なく、今日は対応が難しいということもポジティブに伝えることができます。依頼に関してポジティブに受け取っているという印象が残るので上司に対してあなたのキャパシティーはまだ与力があると見せることが出来るでしょう。わかりましたは、本当に魔法の言葉です。私が良く使っていたのは、上記の他に、

・わかりました。急いで対応して○○までに報告します。

⇒急いでというフレーズが、ポジティブ効果をもたらします。

・わかりました。対応範囲○○までで経過報告させていただきます。

⇒期日を濁しはするが、経過報告が来るので上司も管理しやすい。

・わかりました。○○は私が対応しますが、○○に関するところはフォローが欲しいです。

⇒上司からの依頼に関してはポジティブな姿勢とともに、進捗にも支障をきたさないという安心感があります。

 

皆さんも『わかりました、承知しました』を念頭に上司の依頼に答えると、これまでの印象を少し変えることが出来るかもしれません。


また、同僚が上司の依頼に関してNOのニュアンスを伝えているときは、あなたにとってチャンスでもあります。自分が全部やるという意思表示が出来れば一番いいのでしょうが、ミッションを完了できなければ評価が下がってしまいますので、少しリスクがあるかもしれません。では、どうすればいいのでしょうか。これも魔法の言葉かもしれませんが、『フォロー』という言葉です。

同僚:ちょっと今は。。。

あなた:○○に関しては私がフォローできます。

私は、フォローというのは、主担当よりも評価されやすいと思います。当然、主担当に任命されることが一番なのですが、いいフォローが出来ることがアピールできれば、本担当の経験はないが、対応業務範囲の広さとキャパシティーの大きさに関しては評価を得ることが出来ます。アシスタントのようなフォロワーとして任命されるよりも、自発的にフォロワーとして回った方が好印象です。私は、同僚をフォローしながら自分が主担当になったらということも想定しながら働いていました。

 

最近、伝え方に関する書籍が出ていますが、外資系の方がその色が強いと私は思っています。日本的な心情的なものではなく、言葉としての印象という意味では、外資系で働く際は気を付けるといいでしょう。

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この記事の筆者

花野 桜

20後半から30代前半を仕事に捧げ駆け込み37歳で結婚&38歳で子宝に恵まれる。
外資系コンサルを中心に転職を重ね、女盛りの40歳を区切りに個人事業主としてコンサル業を開業。中小のオーナー企業を支援。短期的な付き合いではなく、企業の発展を最後まで見届ける覚悟で日々活動を行う。

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