外資系における会議手法 （ その 3 ）－「型」も重要
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（ 前回の続き ）最近、極度の運動不足解消のため、スポーツクラブに通うことにしました。これまでも幾度となく繰り返しているのですが、これがなかなか続かないんですよね。で、とりあえず、シューズ、トレーニングパンツ、タオルなんてのを買いに、スポーツ店に行くことにしました。これまで何度も「なんちゃってスポーツクラブ通い」をやっているわけですから、シューズもパンツもタンスのどこかに眠っているのです。それを使えばいいのに …… でも、このように「型」から入ることで、心機一転リフレッシュできたりするのです。

実は会議も同じことで、ときには「型」から入ってみることも重要です。つまり「会議グッズ」を最大限に活用するということです。

会議グッズのほとんどは、すでにみなさんの会社にも存在しています。ただ、うまく使われていないだけなのです。以下で、会議グッズとしての有効な使い方を説明しましょう。

■ 会議グッズ ( 1 )－「ポストイット」

通常、ポストイットというのは、「貼れるメモ」ということで、個人のメモ帳代わりに使用されることが多いと思います。しかし、このポストイット、使い方次第で、会議で絶大なる威力を発揮するのです。

ポストイットが活用されるのは、前回述べたような「ブレーン・ストーミング」型の会議です。会議のファシリテーター （ 司会者 ） は、参加者から出た意見を、やや大きめのポストイットに書いて、片っ端からホワイトボードや壁などのペタペタ貼っていきます。もう、意見が出ないかな …… というころを見計らって、出てきた意見の「相互関係」を、実際のポストイットを使って考えていきます。同じ意味なら重ねてひとつにする、似ている意見は近くに集める、全く違う意味なら遠くに離す、など。こうやって見ると、「ポストイットが集中している （ 多くの紙がある ） 部分」と「まばらな部分」があることに気付きます。次に、「まばらな部分」を要・不要に分類していきます。今議論しなくてもいいことや、ちょっと論点をはずしているものは、参加者の了解を得て落とします。その次に、「集中している部分」を検討します。集中している部分は、ほぼ全員が重要だと思っているのですから、絶対必要なのです。つまり、この会議で集中的に議論すべき点なのです。

このように要点を絞っていく方法を、「KJ 法」といいます。KJ というのは、考案者である、川喜田次郎という先生のイニシャルを取ったものものです。

実は私、KJ 法を非常に気に入っています。特に若手のスタッフとのミーティングでは、トレーニングも兼ねて、多用しています。KJ 法では、多数意見の重要度がわかる一方で、少数意見も無視されません。ひとつひとつの意見は、発言者のランクや声の大小にかかわらず、一枚の同じ紙に書かれます。ですから、いずれの意見も平等に扱われるところが気に入っている点です。で、このKJ 法をやるには、ポストイットが欠かせないというわけです。

■ 会議グッズ （ 2 ）－「プロジェクター」

現在、多くの日系企業でも、会議にプロジェクターが利用されるようになってきました。しかしその使い方は、会議で意見を言い合うというよりは、すでに決まっていることをだれかにプレゼンテーションするために使われているような気がします。

プロジェクターの有効な使い方は、プレゼンではなく、会議にこそあります。まず前提として、会議資料は紙で配布しません。紙で配るから、参加者は下を向き、議論に参加しなくなるのです。前々回のコラムでも触れたように、資料はすべて電子化し、プロジェクターで映します。議事録もその場でバンバン書いていき、会議内で完成させます。 ( 『 オンラインでの文書化』参照。)

「みなさん、この会議では以上のことが決まりました。何か反論とか意見のある方はいませんか ? 」と、会議内で確認をとってしまい、後から文句が言えないようにしておくのです。そもそも、手書きのメモをおこすから間違いや誤解が出るのですから。

ちなみに、私の周りでは、議事録係のことを「ギジロッカー」と呼んでいます。どちらかというと、議事録係というのはイヤな役回りなものですから、こう呼ぶことで、なんとなくカッコいい印象を与えているつもりです （ なんのこっちゃ …… ）。

■ 会議グッズ （ 3 ）－「模造紙」

最近は、ボードに書いた内容を即座に紙にコピーできるホワイトボードが普及してきました。これはこれで便利なのですが、実は重要なことを忘れています。それは、会議で書いた内容というのは、その会議の場でこそ値打ちがあるということです。例えば、コピーできるホワイトボードにしても、裏表 2 面ぐらいしか書けません。それより前に書いたものは、A4 の紙で見るしかなくなります。しかし、盛り上がる会議というのはボード 5～6 枚は平気で書きます。そういう会議で、最初の 1 枚目が A4 の紙になっていたのでは、興ざめするというか、勢いがなくなるのです。

そうならないためにも、初めからすべての内容を、大き目の模造紙に書いて壁に貼っておき、後からでも全員が同じ紙を見ることができるようにしておきます。そもそも議事録は、ギジロッカーが書いているのですから、板書のコピーなどいりません。最も重要なことは、全員が前を向いて議論することなのです。

■ 会議グッズ （ 4 ）－「ちょうどいい感じの机」

会議をやる上で軽視されがちな要素のひとつとして、「会議室と机の大きさ」というのがあります。もう数年前のことですが、ある地方銀行の頭取室で打ち合わせしたときのこと。確かに、東京よりは土地が安いのはわかるのですが、その部屋の広いの広くないのって。結局私は、その頭取の表情はおろか、どんな顔だったのかすらわからずに会議を終えたことがあります。一方で、お互いの額がくっつくような状況では、暑苦しくてたまりません。左右両隣は人が通れるぐらい、向かい合う場合には、先方との間に A3 の資料が置けるぐらいのスペースがあれば、適度な広さと言えるのではないでしょうかね。

以上、会議をスムーズに進めるためのグッズを紹介しました。いずれにしても、一番重要なことは、「いかにその仕事を楽しむか ?」ということに尽きます。会議をひとつのエンターテイメントと考えて、各参加者それぞれが、どのように会議を演じるかを考える …… 有効な会議というのは、案外そういった「遊び心」が重要なのかもしれませんね。みなさんも、Let's enjoy MEETING !